Sposarsi è un’esperienza unica ed indimenticabile, pertanto si desidera che il giorno delle proprie nozze tutto sia perfetto. Ma poiché questa è la più grande festa che tu abbia mai pianificato è naturale avere qualche piccolo problema.
Ecco gli errori più comuni che potresti commettere…

1. Le spose scelgono troppo tardi di lavorare con una wedding planner, in cui a volte non ripongono abbastanza fiducia.

Se decidete di assumere una wedding planner, assicuratevi di coinvolgerla fin dalle prime fasi della pianificazione delle nozze e non dopo aver già prenotato la location o dopo avere impegnato gran parte del vostro budget totale. Accade, infatti, molto spesso che le spose suddividano impropriamente il loro budget mettendo l’80% dei soldi disponibili sulla location, lasciando solo il 20% per tutto il resto. Considerate che di solito le wedding planner più esperte riescono a negoziare molto meglio i contratti e possono aiutarvi a ottenere delle condizioni migliori.
Dovete lasciare alla vostra wedding planner la gestione del rapporto con i fornitori. A volte le spose tendono ad interferire con la logistica e la programmazione, facendo rallentare tutto il meccanismo dietro il loro matrimonio. Se la wedding planner vi dice che qualcosa non va bene, cercate di fidarvi di lei e lavorate insieme per trovare un’alternativa. Non andate direttamente dal fornitore a chiedere risposte.

2. Cercano di accontentare troppe persone, ma non si concentrano abbastanza sull’esperienza degli ospiti.

Quando la maggior parte coppie inizia ad organizzare il proprio matrimonio, ha bene in mente cosa vuole. Ma poi tua madre vuole farti indossare il suo velo o tua sorella vuole che tu faccia le cose che lei non è riuscita a fare il giorno del suo matrimonio. A quel punto potete cominciare a perdere di vista ciò che significa veramente il vostro matrimonio per voi. Tenete fede ai vostri desideri più intimi o verrete sopraffatti se farete l’errore di cercare di accontentare tutti.
Questo però non significa che non dovete essere in sintonia con i desideri dei vostri ospiti. È un grande errore quando le spose non si concentrano abbastanza sull’esperienza degli invitati. Un ospite potrebbe non ricordare il tema che avete scelto per le vostre nozze, ma se si sentirà coccolato e ben accolto, si ricorderà che il vostro matrimonio è stato fantastico. Allo stesso modo, se farete aspettare i vostri invitati tre ore tra la cerimonia e il ricevimento con niente da fare e da mangiare, questo sarà ciò che ricorderanno per sempre.

3. Lasciano che internet faccia loro il “lavaggio del cervello”.

I blog e Pinterest sono degli strumenti incredibili per trovare le giuste ispirazioni, ma ad un certo punto bisogna smettere di consultarli. Non devi cercare di replicare nel tuo matrimonio ogni cosa carina che vedi su Pinterest, ma pensare a ciò che ha senso per il tuo stile e la tua location. E una volta che hai definito tutto, smetti di ricercare altre idee, altrimenti, avrai sempre dei dubbi su ciò che hai già scelto.

4. Rinunciano al video.

Molte volte le spose hanno paura che le riprese video interferiscano con la cerimonia o il ricevimento, o le considerano un’inutile replica dell’album fotografico. Ma i cineoperatori dispongono di attrezzature high tech che non sono invadenti né richiedono illuminazione artificiale, oltre al fatto che cattureranno un sacco di momenti che perdereste nelle foto. Soprattutto non fidatevi mai e poi mai dei video amatoriali!

5. Non riescono ad accettare i piccoli contrattempi e si preoccupano troppo per il meteo.

Non lasciate che i piccoli inconvenienti vi rovinino le nozze.
Ho visto spose essere scontrose tutta la giornata, perché semplicemente non erano riuscite ad accettare un piccolo inconveniente accaduto all’inizio della cerimonia. Ma ricordate, anche se voi sapete che qualcosa è andato storto, è probabile che nessun altro lo abbia notato. Pensate a tutte le cose meravigliose che vi stanno accadendo e non concentratevi su qualche minimo dettaglio che non è andato secondo i piani.
Se poi avete in programma un matrimonio all’aperto, l’ultima settimana può diventare molto stressante se pensate tutto il tempo al pericolo di pioggia o vento. Ricordatevi però che più è lontana la data del matrimonio, meno accurate sono le previsioni del tempo, quindi è inutile preoccuparsi. E anche se il tempo non collabora, potete comunque godere di una giornata memorabile se vi siete assicurati di aver organizzato un Piano B altrettanto efficace, così che nessuna condizione meteo può influenzare la perfetta riuscita delle vostre nozze.

Quando siete alle prese con l’organizzazione delle vostre nozze per non commettere degli errori ci sono cose che dovreste sapere, ma che spesso invece scoprite troppo tardi. Se vi state chiedendo se c’è qualcosa che non vi è mai stato consigliato (anche se pensate di avere già tutto sotto controllo), ecco dei consigli essenziali che ogni sposa deve avere la fortuna di sentire per poter organizzare il proprio matrimonio come una wedding planner professionista.

1. Fate un passo alla volta

Pianificare bene le nozze vuol dire fare le cose una per una, in un ordine logico. Non confermate i fornitori prima di aver confermato la data; non progettate la torta prima di aver scelto i fiori; e non scegliete l’intrattenimento musicale prima di aver valutato gli spazi.

2. Stilate una blacklist di date da evitare, non fissandovi su una specifica

A volte scegliere una data poco richiesta potrebbe significare avere un grande risparmio. Spesso gli sposi non sono flessibili sulla data e questo può comportare costi molto alti… perché invece non provate a fare il ragionamento contrario? Scegliete la location dei vostri sogni e chiedete se hanno una data libera che non vuole nessuno.
Inoltre verificate in anticipo che la vostra data per le nozze non sia in concomitanza con eventi importanti nella zona, che potrebbero incidere sulla viabilità e sui trasferimenti dalla cerimonia al ricevimento, o che potrebbero riempire gli hotels nelle vicinanze.

3. Sincronizzatevi con la natura

I ricevimenti all’aperto d’estate sono bellissimi, ma potrebbero comportare condizioni climatiche insopportabili. Avete considerato la presenza di zanzare e moscerini? Richiedete una disinfestazione preventiva. E se state valutando l’idea di una cerimonia al tramonto, sincronizzatevi con il fotografo controllando ora e minuto esatto in cui il sole scomparirà all’orizzonte.

4. Sfruttate le referenze

Se avete trovato almeno un fornitore di qualità, fatevi consigliare gli altri. La wedding planner vi saprà aiutare, ma anche il fiorista o il manager della location potrebbero aiutarvi per trovare musicisti, fotografi, animatori per bambini, etc.

5. Chiedete subito e forse riceverete

Richiedete un’ora in più per lo show della band, oppure qualche centrotavola più ricco di fiori, o ancora un maggiore assortimento nel buffet. Ma fatelo prima di firmare i contratti. La maggior parte dei venditori sono più disponibili nel momento in cui vogliono garantirsi la prenotazione. A cose fatte, avranno meno motivi per accontentarvi.

6. Convenzionatevi

Non appena avete scelto la data, cercate gli hotels in zona, per diverse fasce di prezzo. Molti alberghi permettono di prenotare camere in blocco, per i vostri ospiti, ad una tariffa ridotta.

7. La musica non è gratis

Non stiamo solo parlando del compenso per i musicisti, ma anche dei diritti che vanno pagati alla SIAE; molti se ne dimenticano fino all’ultimo giorno, ma sappiate che l’operazione può essere effettuata anche online.

8. E neanche la cena dello staff

Un’altra spesa imprevista è la cena per lo staff dei fornitori nel giorno delle nozze. Molti non ci pensano affatto e non lo mettono a budget, salvo ricordarsene troppo tardi e finire per pagare cifre pari a quelle per gli invitati. Accordatevi in anticipo con il catering, e trovate una soluzione sostanziosa ma più economica. Saranno tutti soddisfatti e voi vi garantirete un servizio impeccabile.

9. Organizzatevi… con una rubrica speciale

Ogni sposa dovrebbe comprare un raccoglitore ad anelli, ed inserirci tutte le corrispondenze con i fornitori, i preventivi e i contratti. Impostate, anche, un indirizzo di posta elettronica speciale dedicato alle nozze, e memorizzate i numeri dei fornitori in una rubrica speciale del cellulare. Infatti, il giorno del matrimonio potrebbe accadere di tutto e voi dovete essere pronti all’imprevedibile, tenendo a portata di mano la rubrica. Tornerà utile nel caso l’autista della limousine si perda o se state cercando il vostri fotografo in un momento cruciale della serata.

10. Mettete tutto nero su bianco

Non solo dovreste avere tutti i contratti firmati con tutti i fornitori, ma anche le eventuali successive modifiche andrebbero messe per iscritto. In alternativa, se concordate qualcosa solo a voce, inviate una mail dove confermate quanto avete discusso di persona.

11. Spazio agli ospiti… con classifica alla mano

Chiaritevi le idee sul numero approssimativo di ospiti che inviterete prima di scegliere la location. Non è solo una questione di costi, ma anche di utilizzo degli spazi. La sala che avete scelto deve dare spazio e libertà di movimento a tutti. Considera gli ingombri di cui ha bisogno per i tavoli, i camerieri, la band, e la pista da ballo.
Quando stilate l’elenco degli ospiti, fatelo con dei livelli di priorità. Mettete ad esempio i famigliari e migliori amici in cima alla lista; se avrete bisogno di fare alcuni tagli, partite dal basso fino a raggiungere il vostro numero ideale.
Prendete in considerazione, però, che il 20/30 per cento delle persone invitate non saranno presenti al vostro matrimonio. Naturalmente nulla di personale, ma fate in modo che sia ben chiaro l’RSVP. Fate le telefonate di rito ai ritardatari in anticipo rispetto al giorno del matrimonio e preparatevi a modificare tavoli e posti, più volte fino alla vigilia stessa delle nozze.

12. Prendetevi cura degli ospiti

Siete sicuri che gli ospiti siano a proprio agio o che non abbiano qualche richiesta inaspettata? Come assicurarsi che stiano bene dal primo all’ultimo istante? Beh fate in modo di avere hostess, stewards o assistenti sempre a disposizione; aiuteranno gli ospiti a trovare il loro posto a tavola e in qualsiasi altra esigenza. La wedding planner saprà organizzare il tutto al meglio.
Tra l’altro, gli invitati apprezzano molto l’open bar, quindi non fate una scelta a metà. Evitate l’open bar che chiude dopo un’ora o gestito da un solo barista per 100 persone. Offrite un vero open bar oppure lasciate perdere.

13. Lasciate spazio nel vostro budget o preparatevi a tagliare

Tenere sotto controllo il budget delle nozze è fondamentale, così come ripartirlo correttamente.
Ricordate il budget è una questione di equilibrio. Iniziate facendo un elenco degli elementi più importanti per voi, come il vostro abito da sposa, i fiori, o il fotografo e investite il vostro denaro nelle cose alle quali tenete di più e tagliate (se è necessario) sul resto.
È essenziale destinare sempre un ulteriore 5% o 10% del vostro budget per le spese impreviste , come la stampa di inviti in più a causa di errori, interventi di sartoria, accessori per un giorno di pioggia inaspettato e ore extra al termine del ricevimento.
Se poi arrivate a chiedervi qual’è il modo più semplice di tagliare il budget… tagliate l’elenco degli ospiti. Abbiate presente che la metà delle vostre finanze se ne andranno in cibo e bevande per loro.

14. Cosa intendete fare per i bambini?

Sono disponibili quattro opzioni: accogliere i bambini a braccia aperte (ok); avere un matrimonio solo per adulti (sconsigliato); includere solo i bambini dei parenti stretti (discriminante); oppure organizzare una vera e propria festa per loro, dove tenerli impegnati e divertiti, lasciando piena libertà ai genitori di godersi il matrimonio (perfetto).

15. La regola del single

Se l’elenco degli ospiti è al limite, valutate come comportarvi con i singles. In certi casi bisogna, anche se con difficoltà, negare la possibilità di presentarsi con un accompagnatore\accompagnatrice. Ma se avete amici singles di buona compagnia sapranno divertirsi anche insieme ad altre coppie. Evitate però di relegarli ad un tavolo tutto per loro…

16. Programmate le spedizioni

Se avete deciso di farvi realizzare degli inviti ad hoc, personalizzati con lo stile della vostra wedding stationery, lo studio e la realizzazione potrebbe richiedere tempo, tra bozze, revisioni e prove. Se avete ospiti da fuori città o dall’estero, calcolate bene i tempi, altrimenti potreste trovarvi in ritardo con le spedizioni.

17. Quali sono le regole da seguire?

Se vi sposate in chiesa parlate con il sacerdote per capire se ci sono restrizioni o regole particolari. Come e quanto potrà muoversi il fotografo? il tappeto, i fiori sulle panche o il lancio del riso sono possibili? E la musica profana o qualche lettura extra?

18. Una personal shopper fidata

Non andare ad acquistare il vestito da sposa da sola; tutti gli abiti dopo un po’ ti sembreranno uguali e sarà difficile individuare quello giusto. Ti serve aiuto, ma ATTENZIONE a chi porti con te. In caso di necessità chiedi ad una amica di cui ti fidi veramente. Questo è il momento in cui si ha realmente bisogno di sapere quale vestito è quello giusto.

19. Sfruttate le idee di chi ha fatto del wedding la sua professione

I vostri fornitori di nozze sono a vostra disposizione, quindi sfruttateli. Chiedete consigli, opinioni e idee. In fondo questo è il loro lavoro, e non c’è internet che tenga. Le loro idee e la loro esperienza potrebbero trasformare il vostro matrimonio in maniera incredibile.

20. Verificate le indicazioni stradali

Assicuratevi che gli ospiti sappiano quale strada prendere. È facile oggi con le mappe sugli smartphone, ma a volte le indicazioni sono sbagliate o c’è una strada meno conosciuta e più veloce. Chiedete consiglio ai vostri fornitori se conoscono meglio la zona e informate tutti gli invitati.

21. Quanto tempo vi viene concesso per allestire?

È necessario assicurarsi che ci sia tempo sufficiente per l’allestimento. Nel contratto con la location accertatevi di quanto tempo vi viene concesso e comunicatelo ai vostri fornitori, in modo che possano organizzare personale e logistica.

22. E se il tempo sta per scadere…

Quando vi trovate pieni di impegni e di cose da fare a poche settimane dal matrimonio, prendete la vostra lista e tagliate tre cose. Sì, eliminate tre dettagli a cui tenevate tanto ma che in questo momento diventano impossibili da realizzare. Improvvisamente vi sentirete alleggeriti e nessuno, in fondo, noterà la differenza. Sarà comunque il matrimonio indimenticabile che avete sempre sognato…

…perché sognare, dopotutto, è una forma di pianificazione.